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Online-Akte

Immer auf dem neusten Stand, bestens informiert und jederzeit verfügbar. Wir führen Ihre Akte auch online.

Mittels Benutzername und Kennwort melden Sie sich über eine gesicherte Verbindung bei Ihrer Onlineakte an. Sowohl die Anmeldung selbst als auch die Zugriffe erfolgen über eine gesicherte Verbindung. Damit können Sie zu jeder Zeit und von jedem Ort mit Internetverbindung und Internetbrowser sicher auf Ihre Angelegenheit zugreifen und sich über den Sachstand erkundigen, Dokumente einsehen und auch selbst Unterlagen übermitteln. Sobald ein neuer Eintrag in der Akte vorliegt, werden Sie mittels E-Mail darüber informiert. Alle Informationen befinden sich dabei auf dem kanzleieigenen Server. Sie werden nicht extern ausgelagert.

Ihnen steht somit ein weiterer Weg offen sich umfassend über den Sachstand Ihrer Angelegenheit zu informieren.

Selbstverständlich stehen auch alle anderen Wege der Kommunikation zwischen Ihnen und mir zur Verfügung. Sie können entscheiden, welche Informationswege genutzt werden sollen und Ihnen am angenehmsten sind.

Onlineakte und deren Vorteile

Mittels der Onlineakte können Informationen zwischen Ihnen als Mandant und meiner Kanzlei ausgetauscht werden. Aufgrund der ständigen Verfügbarkeit haben Sie die Möglichkeit sich in einfacher Art und Weise über den Sachstand Ihrer Angelegenheit zu informieren. Dabei können Sie bequem auf alle Unterlagen zugreifen, sich diese bei Bedarf herunterladen und ausdrucken. Insoweit besteht für Sie grundsätzlich nicht mehr die Notwendigkeit Unterlagen in eigenen Verzeichnissen zu speichern und zu sortieren oder im Falle des postalischen Versand, diese abzuheften, da Sie eben jederzeit online Zugriffe auf diese haben. Beachten Sie bitte, dass nach Beendigung des Mandates und mit Schließen der Akte Ihr Zugang auch deaktiviert wird.

Insoweit bestehen die Vorteile der Onlineakte gerade in der ständigen Verfügbarkeit, nämlich 24 Stunden am Tag und das an 7 Tagen der Woche. Auch werden Sie automatisch über neue Vorgänge informiert. Letztlich haben Sie mittels Ihrer persönlichen Zugangsdaten von jedem Ort Zugriff aller gespeicherten Informationen. Zusätzliche Software ist nicht notwendig. Der PC muss nur internetfähig sein und ein gängiger Browser installiert sein. Somit können Sie direkt nach Erhalt der Zugangsdaten die Onlineakte nutzen, wobei die Bedienung einfach und unkompliziert ist.

Persönliche Zugangsdaten

Sobald Sie schriftlich zugestimmt haben, dass Ihre Akte online geführt werden soll, erhalten Sie die notwendigen Daten von meiner Kanzlei. Dies geschieht entweder per E-Mail, kann aber auch telefonisch oder per Post erfolgen.

Zugang zur Onlineakte

Mit den Zugangsdaten erhalten Sie auch den Link zur Eingabemaske der Online-Akte. Nach der Eingabe Ihrer Daten werden Sie automatisch zur Onlineakte weitergeleitet.

Weiterhin enthält jede Benachrichtigung über neue Einträge in Ihrer Onlineakte einen Link, über den Sie zur Anmeldung gelangen.

Arbeiten mit der Onlineakte

Sobald Sie sich in Ihrer Onlineakte eingeloggt haben, können Sie im dann erscheinenden Fenster auf „Suche“ gehen und es werden Ihnen dann alle Ihre online zur Verfügung stehenden Akten angezeigt, aus welchen Sie dann den für Sie relevanten Vorgang auswählen können oder Sie können auch direkt das Aktenzeichen, wobei Nummer und Jahrgang (z.B. 03/09) ausreichend ist, eingeben und so zu der entsprechenden Akte gelangen.

Unter dem Menüpunkt „Akten“ können Sie dann auf die Aktengeschichte und somit auf alle freigegebenen Dokumente u.a. zugreifen. Hier habe Sie dann auch die erwähnte Möglichkeit auf alle Unterlagen zuzugreifen, welche Sie jeweils als Anhang bei dem jeweiligen Eintrag finden und durch anklicken herunterladen, öffnen und gegebenenfalls speichern können.

In der Regel werden alle von meiner Kanzlei erstellten und erhaltenen Dokumente als PDF-Dokumente zur Verfügung gestellt. Dies vor allem deshalb, um Probleme beim öffnen der Anhänge zu vermeiden. Sollte es zum Beispiel notwendig sein, dass Dokumente von Ihnen geändert oder ergänzt werden müssen, werden Ihnen diese im Word-Format zur Verfügung gestellt. Sobald Sie die entsprechenden Änderungen vorgenommen haben, können Sie dies in die Onlineakte hochladen, sodass mir diese automatisch zur weiteren Bearbeitung vorgelegt werden.

Selbstverständlich können Sie mir über diesen Weg auch weitere Unterlagen zur Verfügung stellen, ohne dass diese zuvor von mir eingestellt wurden.

Information über neue Einträge

Sobald kanzleiseitig neue Dokumente oder Vorgänge in die Onlineakte eingestellt werden, werden Sie davon automatisch informiert. In dieser E-Mail wird Ihnen mitgeteilt, dass ein neuer Eintrag in Ihrer Onlineakte vorhanden ist und Sie können sich über den in dieser enthaltenen Link zur Onlineakte anmelden. Auch hierfür nutzen Sie die Ihnen mitgeteilten Zugangsdaten. Dies entspricht letztlich dem Vorgehen als ob Sie sich über meine Internetseite einloggen. Die Mitteilung über neue Vorgänge werden automatisch in regelmäßigen Abständen versandt.

Sicherheit

Die Kommunikation über die Onlineakte ist ebenfalls sicher. Sei es ob Sie sich über meine Internetpräsenz oder direkt über den Link in der jeweiligen E-Mail anmelden, die Übertragung erfolgt stets über eine mit 128-Bit verschlüsselte Verbindung, genauso wie die Datenübertragung der Onlineakte selbst.

Sollten Sie zur Nutzung der Onlineakte Fragen haben oder sich bei der Nutzung Probleme ergeben, stehe ich Ihnen für diese gerne zur Verfügung.